De zeven stappen van dossieropbouw bij disfunctioneren

De zeven stappen van dossieropbouw bij disfunctioneren

Iedere werkgever komt er vroeg of laat mee in aanraking: een werknemer die niet goed functioneert en waarvan hij afscheid wil nemen. In de praktijk blijkt dat vaak niet eenvoudig. Welke stappen moet je zetten om een disfunctionerende werknemer succesvol te kunnen ontslaan? In deze bijdrage zet Wille Donker advocaten de zeven belangrijkste stappen voor goede dossieropbouw voor u op een rij.

1. VERBETERPUNTEN HELDER MAKEN
De basis van dossieropbouw bij disfunctioneren is een verbetertraject. Om te beginnen moet daarin voor de betrokken werknemer volstrekt helder zijn op welke punten zijn functioneren tekortschiet. Dat kunnen werkinhoudelijke punten zijn (kennis, kunde en vaardigheden), maar ook punten die zien op houding en gedrag. Benoem en bespreek de verbeterpunten met de werknemer en leg deze punten schriftelijk vast.

2. VERWACHTINGEN BENOEMEN
Vervolgens moet de werknemer weten en begrijpen wat er wél van hem wordt verwacht. Oftewel: het gewenste functioneren moet volstrekt helder zijn, zodat er achteraf geen discussie kan zijn over de vraag ‘of de werknemer zich heeft verbeterd’. Zorg ervoor dat de uitkomsten van dat verbetertraject zo objectief mogelijk bepaald worden. En ook hier geldt weer: schriftelijk vastleggen.

3. BEGELEIDING
Als werkgever moet je een werknemer in een verbetertraject zorgvuldig begeleiden. Er moet dus worden ingezet op intensieve interne begeleiding en op externe begeleiding in de vorm van bijvoorbeeld opleiding, training en coaching. Als werkgever kan je de werknemer vragen aan welke begeleiding hij behoefte heeft, maar tegelijkertijd moet de werkgever zich actief opstellen in het aanbieden van begeleiding. Je mag een werknemer in het verbetertraject niet ‘laten zwemmen’.

4. TERMIJN
Voor de werknemer moet duidelijk zijn binnen welke termijn de verbetering moet zijn bereikt. Anders gezegd: de looptijd van het verbetertraject moet vastgesteld worden. Het traject heeft een ‘kop’ (startdatum) en een ‘staart’ (einddatum). Wat een redelijke lengte voor een verbetertraject is, staat niet eenduidig vast. Uitgangspunt is wel dat werknemers met een lang(er) dienstverband recht hebben op een langer verbetertraject. Ook geldt dat aan oudere werknemers doorgaans iets meer tijd gegund moet worden om zich te verbeteren.

5. LAATSTE KANS
De werknemer moet begrijpen dat het ‘vijf voor twaalf is’, dat het verbetertraject de laatste kans is en dat als een verbetering uitblijft de werkgever zal gaan inzetten op een ontslag. Deze ‘waarschuwing’ voor ontslag wordt in de praktijk vaak overgeslagen. Een verbetertraject zonder aankondiging van ontslag is echter nagenoeg kansloos in een juridische procedure.

6. VERSLAGLEGGING
De voortgang van het verbetertraject moet heel zorgvuldig gevolgd worden, bijvoorbeeld in regelmatige periodieke overleggen.
Van die overlegmomenten moet steeds goede verslaglegging worden gemaakt. Dat is de feitelijke dossieropbouw tijdens het verbetertraject. Het verslag moet ook steeds aan de werknemer worden gegeven. De werknemer hoeft het verslag niet voor akkoord te tekenen; ontvangst is voldoende.

7. OPVOLGING
Last but not least: waarborg zorgvuldige opvolging van het verbetertraject. Dat vraagt (tijdelijk) veel van werkgevers, maar het is zonde om die opvolging niet te geven. Als een werkgever steken laat vallen in het verbetertraject, dan zal de werknemer dat gebruiken in de procedure en is alle geïnvesteerde moeite mogelijk voor niets geweest.

Mocht u vragen hebben rondom disfunctioneren en dossieropbouw: Wille Donker advocaten is u graag van dienst.

 

Gekoppeld aan dit bericht


Reacties