In een tijd waarin veiligheid op verschillende fronten wordt bedreigd, is het cruciaal voor ondernemers om veiligheid hoog op de agenda te zetten. Het waarborgen van veiligheid is naast een plicht ook een strategische investering in de duurzaamheid en groei van uw onderneming. We spraken Henk-Jan Ligtenberg van Wille Donker advocaten over of het thema Veiligheid een rol speelt in zijn werk.
Op welke manier komen jullie het thema ‘Veiligheid’ tegen in jullie dossiers?
Veiligheid vormt een stevig onderdeel van onze dossiers. Het is een essentieel aspect dat zich in diverse vormen manifesteert. In de dossiers zien we vaak dat veiligheid niet beperkt blijft tot fysieke aspecten, zoals bedrijfspanden en arbeidsomstandigheden. Ook juridische en digitale zaken, zoals contracten, privacy en intellectueel eigendom, spelen een rol in het waarborgen van veiligheid.
Tegelijkertijd krijgt het thema vaak pas aandacht als er iets ‘aan de hand is’. Daar valt winst te behalen. Zet het onderwerp hoger op de agenda, bijvoorbeeld voor 2024. Niet om aan de regels te voldoen, maar om goed werkgever te zijn en alle bedrijfsbelangen recht te doen. Als een bedrijf als een veilige plek aanvoelt, stijgt het ‘thuisgevoel’ dat iemand bij een onderneming heeft.
Het onderwerp grensoverschrijdend gedrag is erg actueel. Op welke manier kunnen werkgevers hier goed mee omgaan?
De preventie en het aanpakken van grensoverschrijdend gedrag is cruciaal. Werkgevers kunnen hier effectief mee omgaan door een duidelijk, toegankelijk beleid te implementeren, gerichte trainingen te verzorgen en een veilige omgeving te creëren. Zodat werknemers misstanden kunnen melden zonder angst. Bijvoorbeeld door het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Dat wordt trouwens ook wettelijk verplicht in de toekomst.
Deze persoon moet voldoende deskundig, objectief en onafhankelijk zijn. Veel organisaties kiezen daarom voor een externe vertrouwenspersoon.
We zien in onze dossiers werkgevers worstelen met dit thema. Want een klacht moet je bijzonder serieus nemen, uit bescherming van het mogelijke slachtoffer. Tegelijkertijd, een beschuldiging kan al veel schade berokkenen. En je moet alle werknemers een veilige werkomgeving bieden. Klager, beklaagde en het hele team. Een lastig dilemma. Dat vergt zorgvuldigheid in het onderzoek naar een klacht. Ook snelheid kan van belang zijn. Als het mogelijk is, wil je namelijk een vervelende situatie onderling oplossen, om escalatie te voorkomen. Maar te snel is ook weer risicovol, want je wilt geen doofpotcultuur of scheve gezichten. Je doet het niet snel goed. Als de situatie niet goed wordt aangepakt, kan dat erg nadelige gevolgen hebben. Niet zelden leidt dat tot procedures, vertrekkende werknemers en hoge kosten. Ons advies is dan ook tijdig advies in te winnen direct bij het (cruciale) begin van zo’n kwestie.
Op welke manier kan een werkgever zorgen dat er veilig wordt gewerkt?
Door duidelijke veiligheidsprotocollen op te stellen en die consequent te handhaven. Dit gaat niet alleen om fysieke veiligheid, maar ook niet-fysieke veiligheid, zoals het correct toepassen van regelgeving en het beschermen van werknemersrechten. Denk ook aan heldere afspraken over geheimhouding, privacy en bescherming van intellectueel eigendom. En aan correcte omgang met bedrijfsmiddelen.
Van belang is daarnaast dat er interne procedures zijn om zorgen of klachten te melden. Die procedu- res moeten bekend, simpel en laagdrempelig zijn. Bedenk daarbij dat verhoudingen een rol spelen. Er moet over een leidinggevende melding gedaan kunnen worden, maar natuurlijk niet bij die leiding- gevende zelf. Dat zou de veiligheid ondermijnen.
Je ziet ook veel bedrijven wat meer ‘sociale’ spelregels opstellen. Hoe zijn onze manieren? Offline en ook online. Dat kan bijdragen aan een cultuur van vertrouwen. Zeker ook als mensen daar op een veilige, menselijke manier op aangesproken kunnen worden, door alle lagen van de organisatie heen. En hoe dan ook geldt voor de ondernemer: Lead by example. Laat zelf in woord en gedrag zien wat je van werknemers verlangt.
Hoe speelt cybersecurity in jullie ervaring een rol bij veilig ondernemen?
Cybersecurity is in onze ervaring een integraal onderdeel geworden. Het beschermen van bedrijfs- gegevens, van persoonlijke data en klantinformatie is net zo belangrijk als het waarborgen van fysieke veiligheid. Een proactieve benadering van cybersecurity, inclusief regelmatige audits en werknemerstraining, is van vitaal belang om digitale bedreigingen te minimaliseren. Betrek daarbij je ICT-partner en laat je goed adviseren.
Dit onderwerp is onderbelicht. Maar houdt er rekening mee dat cybercriminelen altijd een stapje voor proberen te lopen. Het is niet de vraag of, maar wanneer een datalek/beveiligingsincident zich voordoet. Dan helpt het om duidelijk beleid te hebben. Niet om in een kast te leggen, maar als incentive voor een cultuur van veilig werken, ook met data die in een onderneming omgaat. Een tip kan zijn om eens een nep-spammail rond te sturen. Houd dan bij welke werknemer toch op een verdachte link klikt. Door die ervaring na te bootsen, bereik je meer cyberweerbaarheid dan door regels.
Wat kan een ondernemer doen tegen iemand die een onveilige situatie veroorzaakt?
Wanneer een klant of werknemer een onveilige situatie veroorzaakt, is snelle en doeltreffende reactie noodzakelijk. Dit kan variëren van het implementeren van sancties tot het beëindigen van relaties. De juiste actie moet worden afgestemd op de omstandigheden. Bijvoorbeeld de gemaakte contractuele afspraken. Juridisch advies is essentieel om te zorgen dat de genomen maatregelen in overeenstemming zijn met de wet en om je belangen op een passende manier te beschermen.
WILLE DONKER
Klipperaak 201 | Bodegraven
Bedrijvenpark Rijnhoek | www.willedonker.nl
