Bij veilig ondernemen en knelpunten voorkomen hoort ook vooruit regeren. Bij Verstraten & Bergkamp doen ze dat dagelijks voor de klanten en nu ook met het oog op de toekomst van het eigen kantoor. Tot op de dag van vandaag waren oprichters Erik Verstraten en Bas Bergkamp vooral het gezicht naar buiten. “Omdat we in korte tijd sterk gegroeid zijn, is het niet meer haalbaar dat alles op twee paar schouders rust. Besloten is dat zij een stapje opzij doen om ruimte te geven aan de nieuwe generatie. Die bestaat uit Vincent Walravens, Arno van Vliet, Oliver Kieviet, Sandra Knosp en Rudy Kniep.” Wat dit in de praktijk betekent en over het belang van veiligheid voor je administratie praten we met Sandra en Rudy.
Wetgeving
In de branche waarin Verstraten & Bergkamp actief is, geldt de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wet moet voorkomen dat criminelen via hun rekeningen geld witwassen dat ze met misdaad hebben verdiend. “Het betekent dat we, voordat iemand bij ons klant wordt, onderzoek moeten doen naar zijn betrouwbaarheid. Op dit moment onderzoeken we of we dit kunnen automatiseren. Helaas is het UBO-register niet openbaar en moet die check nog altijd via de klant plaatsvinden.” UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners en betreft de uiteindelijke eigenaren of mensen die de zeggenschap hebben over een organisatie.
“Het begint dus bij weten wie je tegenover je hebt en daarna een risico-inschatting doen over wat er in de organisatie kan omgaan. Bij sommige organisaties gaan nu eenmaal eerder allerlei belletjes rinkelen dan bij anderen. Ook bij stromen contant geld zijn we extra alert. Mochten we in de administratie ongeloofwaardige zaken tegenkomen, dan komen we direct in actie”, vertelt Sandra. Rudy vult aan: “Fraude in de onderneming opsporen is niet onze corebusiness. Waar we signalen tegenkomen, zullen we dat zeker bespreken.”
Digitale veiligheid
Sandra: “In onze praktijk is er soms sprake van een ‘spookfactuur’, wat wil zeggen dat een factuur bijna echt lijkt, maar dat niet is. Uiteraard waarschuwen we onze klanten hiervoor. Omdat de digitalisering zo ver is doorgevoerd en de technische mogelijkheden per dag toenemen, ontstaan ook steeds nieuwe risico’s. Continue alertheid is dus nodig. Zo hoorden we dat een klant via e-mail het verzoek kreeg om zijn Dropbox te delen.” Verzoeken die je niet vertrouwt, moet je altijd vooraf dubbelchecken. Klik nooit op een link die je niet vertrouwt. Ook phishing en ransomeware- en malwareaanvallen komen veel voor. Om bedrijfsschade te beperken bij een eventuele aanval, is het belangrijk om te zorgen voor een betrouwbare ICT-partner, om regelmatig back-ups en updates uit te voeren en te werken met de nieuwste browsers.
Klanten van Verstraten & Bergkamp kunnen via een beveiligd, eigen klantenportaal inloggen en bestanden delen, daarnaast ook gebruikmaken van kwalitatieve boekhoudsoftware. Er gaat weinig meer via de mail.
Kwaliteit borgen
Voor de veiligheid van de klant is het eveneens belangrijk om als administratie- en belasting- advieskantoor je kwaliteit te borgen. Daarom is Verstraten & Bergkamp aangesloten bij brancheorganisatie NOAB die controles uitvoert op de dossiers en de educatie van medewerkers. “Bovendien zijn we lid van het Register Belasting- adviseurs, wat betekent dat onze fiscale mede-werkers jaarlijks bepaalde cursussen moeten volgen om de vakkennis op peil te houden. Onze klanten ontvangen regelmatig een nieuwsbrief over actuele ontwikkelingen, fiscale maatregelen en regelgeving. Daarnaast bezoeken we het grootste deel van de klanten minimaal één keer per jaar voor persoonlijk contact en advies, of worden zij bij ons op kantoor uitgenodigd. Voor eenvoudige vragen zijn wij net zo goed online en telefonisch bereikbaar. In de vernieuwde organisatiestructuur van Verstraten & Bergkamp is de relatiemanager het aanspreekpunt voor de klant. Afhankelijk van de vraag die voorligt, wordt er een eigen (vak) specialist bij betrokken. Verstraten & Bergkamp is een leerbedrijf, heeft een eigen academie en heeft een groeiambitie, maar niet ten koste van alles want de kwaliteit staat voorop."
VERSTRATEN & BERGKAMP
De Fruittuinen 2 | 2132 NZ Hoofddorp
023 -544 58 50 | info@verstratenbergkamp.nl
www.verstratenbergkamp.nl
